Weddy ∞
Ratgeber · Gästeliste Hochzeit · Vorlage zum Herunterladen
Wir haben 23 Paare gefragt, womit sie ihre Hochzeit geplant haben. Vierzehn nannten Excel. Und das häufigste Problem mit Excel war nicht die Tabelle, sondern das Zählen: Wer kommt zur Trauung, wer zum Apéro, wer sitzt am Tisch? Eine Hochzeit hat nicht eine Gästeliste, sondern vier Kreise. Hier ist, was das bedeutet, eine Vorlage, die je Kreis von selbst rechnet, und der Grund, warum wir es in Weddy noch einfacher gemacht haben.
Die vier Kreise
In der Schweiz wird selten «alle zu allem» eingeladen. Von den Paaren in unserer Umfrage feierte gut jedes fünfte zweistufig: ein grosser Apéro nach der Trauung, ein kleinerer Kreis am Abend, oder umgekehrt eine grosse Trauung und ein Essen im engeren Kreis. Jeder Kreis hat seine eigene Zahl, und an jeder Zahl hängt etwas anderes.
Zivilstandsamt, Kirche oder freie Trauung. Oft der engste Kreis: Familie, Trauzeugen, die Nächsten.
Woran die Zahl hängt: Am Trauzimmer. Es hat eine feste Platzzahl, die auf der Website eures Zivilstandsamts steht — und die Zahl entscheidet, ob es das Amt, die Kirche oder ein anderer Ort wird.
Häufig der grösste Kreis: dazu kommen Arbeitskolleginnen, Nachbarn, der Verein, entferntere Verwandte. Ein Paar in unserer Umfrage hatte 200 Gäste am Apéro und 30 beim Essen.
Woran die Zahl hängt: An Häppchen, Gläsern und Stehtischen. Und daran, wer danach wieder geht — und wer bleibt.
Wer am Tisch sitzt. Hier zählt jede Person einzeln: Menü, Kinderteller, Diät, Sitzplatz.
Woran die Zahl hängt: Am Preis pro Kopf. 120 bis 300 Franken pro Person sind in der Schweiz üblich — zwanzig Personen mehr sind schnell mehrere tausend Franken.
Die Party danach. Manche kommen erst jetzt dazu, manche gehen nach dem Essen. Der Kreis kann grösser oder kleiner sein als beim Abendessen.
Woran die Zahl hängt: An Bar, Musik und Kuchen — und an der Frage, wie viele Leute die Location um Mitternacht fasst.
Preis pro Person: Schweiz Tourismus, 120–300 Franken für Essen und Getränke; Herleitung auf Was kostet eine Hochzeit in der Schweiz?
Eine Gästeliste sieht nach einer einfachen Aufgabe aus: Namen untereinander, fertig. Die Komplexität kommt erst mit den Kreisen, und sie kommt bei jedem Paar. Sechs Stellen, an denen die Tabelle bricht, alle aus Gesprächen und Antworten von Paaren:
Eine Person, vier Häkchen
Nur Apéro. Apéro und Fest, ohne Essen. Alles. Jede Kombination kommt vor. Eine Liste mit einer Spalte «kommt» kann das nicht abbilden — ihr braucht eine Spalte pro Kreis, und die Zahl je Kreis muss stimmen.
Haushalt oder Person?
Die Einladung geht an den Haushalt, gezählt wird pro Person. Die Familie Muster ist eine Karte, aber vier Teller — davon zwei Kinderteller. Wer nach Haushalten listet, verzählt sich beim Essen; wer nach Personen listet, verschickt zu viele Karten.
Die Antwort gilt je Kreis
«Wir kommen zum Apéro, aber nicht zum Essen» ist eine normale Antwort. Ein einziges Feld «zugesagt» kann sie nicht speichern. Dann steht die Person beim Essen, obwohl sie nicht da ist.
Die Zahlen ändern sich bis zuletzt
Absagen, Begleitungen, ein Kind mehr, jemand kommt doch. Jede Änderung heisst: Zahl je Kreis neu zusammenzählen, Location und Catering informieren. Ein Paar in unserer Umfrage sagte wörtlich, es habe «zuerst Mühe gehabt, die Personenanzahl zusammenzurechnen».
Sprache, Menü, Adresse
Die Cousine in Lyon braucht die Karte auf Französisch, der Onkel aus Pristina auf Albanisch. Wer vegetarisch isst, steht irgendwo auf einem Zettel. Und die Adressen: Ein Paar hat die Gästeliste zu spät angelegt und musste fürs Dankeskärtli «alles nochmal nachschlagen und suchen».
Zwei Leute, eine Liste
Das Paar plant zu zweit, oft mit Trauzeugen. Wer die aktuelle Datei hat, ist eine Frage, die bei jeder Version wieder auftaucht.
Wir haben die Tabelle so gebaut, wie sie die Paare in der Umfrage gebraucht hätten. Jede Person bekommt eine Zeile, auch Kinder. Vier Spalten für die Kreise: ein «x» heisst eingeladen, jede Kombination ist erlaubt. Eine Spalte für die Antwort: ja, nein, offen. Und oben eine Zählung, die je Kreis von selbst rechnet: eingeladen, zugesagt, offen, abgesagt. Dazu Haushalt für die Karten, Menü, Sprache der Einladung und die Adresse, damit ihr sie fürs Dankeskärtli nicht nochmals suchen müsst.
Zum Mitnehmen
Vier Kreise, eine Zählung, keine Formel zum Selberbauen.
Läuft in Excel, Numbers und LibreOffice — XLSX · 14 KB
Gäste antworten selbst, je Kreis, in ihrer Sprache
Ehrlich gesagt hat auch diese Vorlage eine Grenze: Antworten kommen per Telefon, WhatsApp und am Familientisch herein und müssen von Hand nachgetragen werden. Bis etwa fünfzig Gäste geht das. Darüber wird es zur Arbeit.
Als wir Weddy gebaut haben, war die Gästeliste die erste Funktion, bei der wir nicht das Übliche wollten. Das Übliche ist eine Liste mit Status «zugesagt» oder «abgesagt». Die Paare, mit denen wir gesprochen haben, brauchten etwas anderes: die Kreise. Deshalb hat in Weddy jeder Gast drei Häkchen, Trauung, Apéro und Fest, in jeder Kombination. Das Abendessen gehört zum Fest, weil dort Sitzplan und Menüzahlen hängen. Standard ist der Vollgast; ihr hakt ab, statt an. Das ist die einfachste Bedienung, die wir gefunden haben, und sie bildet trotzdem jede Hochzeit ab, die uns begegnet ist, bis hin zu 500 Personen am Apéro und 90 am Abend.
Der zweite Entscheid: Die Antwort kommt vom Gast, nicht von euch. Jeder Gast bekommt seine Einladung in seiner Sprache, elf stehen zur Wahl, und antwortet je Kreis, mit Menüwunsch, mit Begleitung, mit Kindern. Die Zählung, die Menüzahlen und der Sitzplan folgen von selbst. Ihr tragt nichts nach, ihr schaut nur noch nach, ob die Zahlen stimmen. Und die Adressen bleiben da, wo ihr sie nach der Hochzeit wieder braucht.
Das ist keine Funktion, die wir uns ausgedacht haben. Sie kommt aus Sätzen wie «Mühe, die Personenanzahl zusammenzurechnen». Fehlt der Satz, fehlt die Funktion. Hier war er da, fünfmal.
Woher das kommt
Alle Zitate und Zahlen zu Paaren stammen aus unserer Umfrage «Eure Hochzeitsplanung» (23 Antworten, Stand September 2026), anonym wiedergegeben. Das ist eine kleine, nicht repräsentative Erhebung; wir nennen die Zahlen trotzdem, weil sie unsere Entscheide erklären. Der Preis pro Person stammt von Schweiz Tourismus, Herleitung im Kosten-Ratgeber.
Führt eure Gästeliste dort, wo die Antworten von selbst ankommen.
Drei Kreise je Gast, Einladungen mit Antworten in elf Sprachen, Menüzahlen und Sitzplan inklusive. Bis fünfzig Gäste ist Weddy gratis, ohne Kreditkarte, ohne Ablaufdatum. Wird es grösser, wächst die Liste einfach mit.
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